Cъвети

Европеизирайте

Cъвета за успешната интернационализация на Вашата организация

Правилното управление на процеса на европеизация и интернационализация в една организация безспорно е сложна задача. Този процес може да бъде източник на редица ползи, но открива и много предизвикателства (тук са обобщени 5 ползи и 5 предизвикателства). Не се колебайте да се учите от опита на другите: вдъхновете се от успехите им и не повтаряйте техните грешки. Свържете се с организации, за които знаете, че са успешни в своята област, тъй като някои от тях могат да Ви дадат конкретни съвети, които да добавите към изброените тук.

От една страна 10-те изброени съвета комбинират опита и познанията на партньорските организации по проект „Европеизация“, а от друга, се базират на резултатите от проведеното в рамките на проекта проучване относно интернационализацията на образователните организации в Европа. Проучването се проведе в периода май – юли 2015г., като в него взеха участие 520 души от над 30 държави, включително всички държави членки на ЕС. Пълният и обобщеният статистически доклад от това мащабно онлайн проучване може да намерите тук.

Топ 10 съвета

1. Потърсете надеждни международни партньори сред съществуващите Ви контакти

Винаги е по-трудно да се свържете с непознати организации ex nihilo да търсите възможности за бъдеща съвместна работа.

Започнете от близките си контакти: вижте кои членове на персонала ви имат лични контакти в чужбина и ги попитайте кого биха препоръчали за бъдещ партньор. След това попитайте настоящите си национални или местни партньори дали работят с международни партньори, които биха препоръчали. Подновете контакт с членове на бивши партньорства, ако е имало такива. Като цяло, този метод е доста успешен за намиране на надеждни партньори.

Ако трябва да търсите извън периферията на най-близките си контакти и партньори, професионални социални мрежи като LinkedIn са доказали своята ефективност. Препоръчваме да разгледате съществуващи тематични групи, в които активно участват голям брои потребители. Например групата „EU Projects Partner Search” има над 32 000 члена. Групата на нашия проект „Europeanisation” събра 800 члена в рамките на една седмица след създаването си.

Друга възможност са предлаганите от ЕС бази данни, в които може да намерите и да се свържете с потенциални партньори. Заради големия размер на тези бази данни препоръчваме да използвате стратегически и методичен подход.

Друга възможност са предлаганите от ЕС бази данни, в които може да намерите и да се свържете с потенциални партньори. Заради големия размер на тези бази данни препоръчваме да използвате стратегически и методичен подход. Първата база данни е “Enterprise Europe Network”, мрежа от 600 търговски и промишлени камари, технологични центрове, университети и агенции за развитие, чиято цел е да помагат на малките и средни предприятия (МСП) „да се възползват максимално от възможностите за бизнес в ЕС и извън него“. Тъй като мрежата обхваща всички държави от ЕС и почти 40 държави извън него, първата ви стъпка трябва да е идентифициране на местна контактна точка. След като сте направили това, свържете се със съответните консултанти и накратко опишете своята проектна идея за успешна европеизация или интернационализация, за да могат да ви дадат допълнителни препоръки. Обратният подход работи, ако търсите партньори в конкретни целеви държави. Ако сте МСП, базирано в Германия, което специализира в областта на образованието за възрастни например, може да помолите членове на Европейската мрежа в подкрепа на бизнеса в Унгария (например CSMKIK в гр. Сегед) да ви препоръчат унгарски компании с профили, сходни на вашия.

Друга възможност е да използвате SME internationalisation portal. Членовете на образователния сектор могат да използват търсачката за партньори на Електронната платформа за образование за възрастни в Европа, които са активни в областта на изследователската и развойна дейност, могат да използват търсачката на сайта на Community Research and Development Information Service (Европейски портал за научни изследвания и иновации). Фирмите, опериращи в областта на младежта, може да търсят подходящи партньори в базата данни Otlas – централизиран онлайн инструмент за търсене на партньори, предназначен за организации, работещи в областта на младежта.

Това е неизчерпателен списък на официални инструменти, които се предлагат от Европейската комисия. Всички те са базирани на доброволна регистрация от страна на потребителите.

Друг метод за намиране на надеждни партньори може да е използването на двата инструмента за прозрачност на ЕС, които са задължителни за бенефициенти, използвали европейско финансиране. Първият инструмент е базата данни с бенефициенти на европейско финансиране (Системата за финансова прозрачност), а вторият е Регистър за прозрачност, създаден, за да дава отговор на основни въпроси, като например какви интереси се преследват, от кого и с какви бюджетни средства на европейската сцена. Този втори инструмент е задължителен за всички организации, представляващи специфични интереси, с които си взаимодействат европейските институции, но е отворен и за редица други организации с търговска и нестопанска цел, както и за публични организации, които са активни в дадена област от ЕС и са базирани, в която и да е държава. Някои членове са представителни организации на сдружения, например Европейската асоциация за образование на възрастни, която представлява националните асоциации за образование на възрастни в почти 50 държави.
Възможно е някоя от тях да бъде следващият ви партньор. Дори и да не е така, може да използвате тези асоциации като посредници за достигане до други организации.

2. Разчитайте на служители, говорещи английски език

Като се изключат някои специфични форми на сътрудничество като трансгранични проекти, най-често използваният език в международни и европейски проекти е английски. Наред с френски и немски, английският е и обичайният работен език на европейските институции, въпреки съображенията за езиково разнообразие.

Следователно е важно организациите, които имат стратегия за интернационализация да обучат персонала си да говори английски или да назначат англоговорящ персонал на определени позиции. Ако и двете възможности биха отнели твърде много време или са прекалено скъпи или рисковани за Вас, тогава можете да наемете нови служители, които вече имат тези умения.

Партньорството със съседни държави, които споделят вашия език, също е възможност, ако работата на английски ще бъде проблем. За да оцените езиковите умения на персонала си, може да използвате приложимите европейски стандарти, като Общата референтна рамка за езикови компетенции или Езиков паспорт, като и двата са съвместими с Europass CV. Наред с това, най-популярните езикови тестове са Тест по английски като чужд език (Test of English as a Foreign Language (TOEFL)) и Тест по английски за международна комуникация (Test of English for International Communication (TOEIC)).

3. Възползвайте се от възможностите за европейско финансиране

Възползвайте се от възможностите за европейско финансиране, за да реализирате успешно стратегията си за европеизация или интернационализация.

Европейската комисия има бюджет от приблизително 960 млрд. евро за периода 2014-2020 г., като почти 15 млрд. евро от него са разпределени за програма Еразъм+. Тази програма подкрепя проекти в областта на началното, основното, професионалното и висше образование и образованието за възрастни, а всяка година хиляди организации от всички държави членки подават заявления за участие в нея. Най-убедителните предложения получават безвъзмездна финансова помощ от 5 000 евро до над 1 млн. евро. Бъдете една от тези организации! Само за периода 2014-2020 г., ЕС има амбицията да финансира 125 000 институции чрез мярка „Стратегически партньорства“ с цел осигуряване на мобилността на 2 млн. студенти и предоставяне на възможност на 800 000 преподаватели, учители, обучители, образователни служители и специалисти, работещи с тях да учат и преподават в чужбина.

Потърсете външна консултация, за да бъде заявлението ви по-ефективно. EU-Fundraising Association, асоциация, обединяваща различни европейски специалисти и организации, които са експерти в тази област, може да Ви препоръча консултанти и доставчици на обучение.

4. Изградете отношения с финансиращи институции

Европейският съюз е най-очевидният финансов спонсор на европеизацията в държавите членки. Различни организации, не само тези, които преследват цели от общ европейски интерес, могат да получат финансиране, ако проектите им адресират основни европейски проблеми или са насочени съм съответните целеви групи.

Други донорски организации като национални, регионални или общински органи, международни организации, фондации, инвестиционни банки и частни спонсори също могат да предоставят безвъзмездна финансова помощ, заеми и принос в натура, в подкрепа на стратегията Ви за европеизация или интернационализация. Идентифицирайте тези групи, запознайте се с работните им програми и насоките за финансиране и посетете техни конференции и информационни дни. Следете информацията относно актуални процедури за кандидатстване и други обявления на сайтовете им. Целта е на откриете пресечените точки на интересите си и нови възможности за Вас.

5. Подгответе организацията си за изискванията и спецификата на международното счетоводство

Ако финансовият Ви отдел все още не е работил с международни доставчици, клиенти или финансиращи институции, трябва да предприемете мерки, за да развиете умения и да преодолеете тази липса на опит. Международните отношения са свързани с допълнителни отговорности за финансовия отдел на организацията, включително чуждестранно законодателство, закони, валути и езици, без да споменаваме специфичните финансови правила, наложени от споменатите по-горе международни финансиращи институции. Не подценявайте времето и уменията, необходими на счетоводството, за да оперира в международен контекст.

Вашите счетоводител и одитор или сертифициран публичен счетоводител, ако сте публичен орган, могат, разбира се, да осигурят помощ в процеса на европеизация или интернационализация. Уверете се, че те също така са запознати с международните счетоводни стандарти. Консултирайте се със специализирани консултанти, ако е необходимо.

6. Подобрете уменията си за управление на проекти

Резултатите от проучването (обобщени тук) показват, че едно от най-големите предизвикателства пред интернационализацията на организациите е липсата на определени професионални знания и умения за управление на проекти. Следователно, предлагаме организациите да подобрят способностите си в тази област като предварително условие за успешна европеизация или интернационализация.

Първата стъпка към постигането на това трябва да е развитието и разпространяването на инструменти за управление на проекти във вашата организация. Целта е да насърчите персонала си да използва единни работни стандарти и така да създадете култура на управление на проекти в организацията.
Следващата стъпка е да възприемете международни методи и стандарти за управление на проекти, например ISO 10006 или ISO 21500.

Също така ще трябва да предприемете и стъпки за обучение на персонала. ПРОДЖЕКТА е първата българска фирма, специализирана изключително в областта на консултациите и обучението по управление на проекти, която участва в работата на Българската асоциация за управление на проекти и в инициативи на Международната асоциация по управление на проекти (International Project Management Association – IPMA), и може да ви помогне да изберете най-подходящата методология или сертификация.

7. Осигурите приемственост сред заетите във Вашата организация

Стратегия за европеизация или интернационализация официално се одобрява от ръководството, но трябва да се изпълни от персонала.

Само промяна на гледната точка на висшето ръководство не е достатъчна, ако тази промяна не е разбрана и подкрепена от персонала. Това е класически проблем с организационната промяна, който засяга не само стратегиите за европеизация. Помислете с каква съпротива може да се сблъскате, ако решите да обновите версията на операционната система на компютрите. Същият феномен може и неизменно ще се наблюдава, ако нямате време да обясните основните причини за стратегията си за европеизация или интернационализация на членовете на екипа.

Бъдете пределно ясни и прозрачни при вземането на решения. Обяснете последствията от липсата на промяна и ги сравнете с очакваните ползи от стратегията ви. След разработването на стратегията я приложете своевременно и методично. Идентифицирайте агентите на промяната: хората в организацията, които са искрено уверени в подхода Ви и които се радват на доверие сред останалите служители. Ако е необходимо, потърсете помощта на външни консултанти по организационно развитие.

8. Добавете международно измерение в Стратегията си за развитие на човешките ресурси

Човешките ресурси могат да са една от най-големите пречки пред успешната европеизация или интернационализация (тук и тук), но ако се разглежда позитивно, тази сфера може да се превърне в основен двигател на организацията. Човешките ресурси са вероятно първата крачка по пътя към успешната европеизация или интернационализация, тъй като промяната в тази област е предварително условие за останалата част от стратегията Ви.

Първите ключови заинтересовани лица са мениджърите по човешки ресурси и външните агенции за подбор на персонал. Те трябва да бъдат информирани относно новата Ви посока от самото начало, за да могат да наемат правилните хора. Всички споменати по-горе умения трябва да бъдат включени в новата Стратегия за развитие на човешките ресурси в организацията Ви: умение за комуникация на английски език, опит с разнообразни финансиращи институции (особено от ЕС), умения за управление на проекти, опит в международни счетоводни стандарти, умения за управление на организационна промяна и др.

Наред с тях, всеки служител трябва да получи индивидуален план за личностно и професионално развитие. Тези планове трябва да предвиждат обучения, които обхващат всички умения, които все още не са представени в компанията, но са необходими за изпълнение на стратегията Ви за европеизация или интернационализация. Персоналът, който е засегнат от новата стратегия, често се противопоставя на промяната просто защото не разполага с уменията за изпълнение на новите си задачи. Може да намалите този риск с помощта на добре изготвени планове за личностно и кариерно развитие.

9. Създайте подходящи канали за международна комуникация

Комуникацията е нещо присъщо на всяко ниво в организацията. Макар че комуникацията често може да е ненадеждна през първите няколко години след създаване на една организация, тя става по-структурирана с нейното развитие. Низходящият и възходящият обмен на информация става по-подреден, а каналите за комуникация се приемат и използват от персонала до достигане на точка на ефективност.

Интернационализацията или европеизацията на компанията е вероятно да наруши това равновесие и да изисква адаптиране на системата. Като начало разгледайте профилите и нуждите на новите заинтересовани лица, напр. наскоро наети служители, международни партньори, клиенти, доставчици, спонсори. След това се насочете към съществуващата система за комуникация: какво е подходящо и какво трябва да бъде адаптирано?

Най-голямото предизвикателство ще бъде да поддържате спонтанна комуникация между хората въпреки разстоянието и евентуалните езикови бариери. Това може да се разреши с помощта на добре подбрани инструменти за цифрова комуникация като онлайн работни места, споделени сървъри, отдалечени десктопи, конферентни разговори и др. В допълнение, тези инструменти са подходящи и за хората във Вашата организация, които работят от вкъщи (и по този начин повишават мотивацията на засегнатите служители).

Когато разработвате тези нови стратегии за комуникация, не забравяйте да адресирате и други важни информационни и комуникационни аспекти, включително ИТ инфраструктура, документация и архивиране, информационна сигурност, управление на знанието и др.

10. Насърчавайте иновацията във вашата организация

Всички предизвикателства, произтичащи от изпълнението на стратегията за европеизация или интернационализация (обобщени тук) могат да бъдат по-лесно преодолени, ако екипът ви е иновативен.

Затова е важно да създадете култура на учене и развитие във Вашата организация. Стимулирайте креативността. Създавайте доверие и вътрешен процес за насърчаване на иновацията, която след това ще може активно да управлявате. Подкрепяйте ценности като постоянно развитие и учене чрез личния опит.

Оценете стратегията си за иновации след една година: доколко работи този метод? С какви конкретни резултати можете да го подкрепите? Всички служители ли участват в този процес? Доволни ли са от подхода ви? Подобрила ли е организацията представянето си с течение на времето?

Представените по-горе 10 съвета се базират на знанията и опита на партньорските организации по проект „Европеизация“. Моля, свържете се с нас тук за допълнителни съвети.