Savjeti

Europeiziraj

Uspješno internacionalizacija Vašu organizaciju

Ispravno upravljanje europeizacijom ili internacionalizacijom organizacije je vrlo kompleksan zadatak. Ovaj proces može otvoriti čitav niz koristi, ali istovremeno sa sobom nosi i mnoštvo izazova (5 koristi i 5 izazova je sažeto ovdje). Ne oklijevajte učiti iz iskustava drugih: neka Vas inspiriraju njihove priče o uspjehu i ne ponavljajte njihove greške. Prepoznajte organizaciju za koju znate da je uspješna na području koje Vas zanima jer bi Vam upravo neke od njih mogle dati konkretne savjete koji će pratiti savjete na ovoj stranici.

Većina od 10 savjeta koje ćete naći ispod rezultat su kombinacije iskustva i stručnosti partnerskih organizacija s projekta “Europeizacija” i provedenog istraživanja o internacionalizaciji obrazovnih ustanova. Istraživanje je provedeno između svibnja i srpnja 2015. godine i obuhvatilo je 520 ispitanika iz više od 30 država uključujući sve države-članice EU. Cijelo i sažeto statističko izvješće ovog istraživanja možete naći ovdje.

Top 10 savjeta

1. Pronađite pouzdane međunarodne partnere iz najužeg kruga Vaših kontakata

Uvijek je teško pristupiti nepoznatim organizacijama ni iz čega i zatražiti od njih budući timski rad.

Započnite s traženjem unutar Vašeg postojećeg kruga suradnji: prepoznajte koji Vaši zaposlenici imaju osobne kontakte u inozemstvu i pitajte ih koga bi oni preporučili za buduće partnere.
Potom upitajte Vaše trenutačne partnere na nacionalnoj ili lokalnoj razini rade li oni s inozemnim partnerima koje bi Vam možda mogli preporučiti. Obnovite kontakt s članovima prijašnjih partnerstava ukoliko je to moguće. Općenito, ova metoda vodi do djelomičnog uspjeha kada je riječ o pronalasku pouzdanih partnera.

Ako morate tražiti izvan prvog ili drugog kruga Vaših kontakata, tada se oslonite na profesionalne društvene mreže poput LinkedIn čija je učinkovitost dokazana. Preporučamo Vam pretraživanje postojećih tematskih grupa koje su kreirali i njima upravljaju korisnici. Samo grupa “EU Projects Partner Search, primjerice, ima više od 32.000 članova. Grupa za naš projekt “Europeanisation” prikupila je 800 članova unutar samo jednog tjedna od njezina kreiranja.

Alternativno, Europska unija nudi čitav niz baza podataka u kojima možete pronaći i kontaktirati potencijalne partnere. Zbog ogromnih veličina ovih baza podataka, savjetujemo Vam da im pristupate strateški i metodički.

Prva baza podataka je Enterprise Europe Network, mreža 600 trgovačkih i industrijskih komora, tehnoloških centara, sveučilišta i razvojnih agencija čiji je cilj pomoći malim i srednjim poduzetnicima (SME) “postići maksimum poslovnih mogućnosti u EU i izvan nje”. Kako ova mreža pokriva sve EU države-članice i gotovo 40 ne-EU država, Vaš prvi korak je prepoznati lokalnu točku Vašeg kontakta. Kada ste to učinili, stupite u kontakt s njihovim savjetnicima i detaljno opišite Vaš projekt europeizacije ili internacionalizacije kako bi Vam oni dali daljnje preporuke.
Obrnuti pristup može biti također uspješan ukoliko tražite partnere u određenoj ciljnoj državi. Ukoliko ste, primjerice, njemačko malo ili srednje poduzeće koje se specijaliziralo u obrazovanju odraslih, tada možete upitati članove EEN-a u Mađarskoj (poput CSMKIK u Szegedu) da Vam preporuče mađarske tvrtke sličnoga profila.

Alternativno možete posjetiti i SME internationalisation portal.
Članovi u sektoru obrazovanja odraslih također mogu pretraživati “partner search” tražilicu na Electronic Platform for Adult Learning in Europe. Oni pak, koji su aktivni na poljima istraživanja i razvoja mogu koristiti tražilice na web-stranici Community Research and Development Information Service. Svi aktivni na području rada s mladima mogu pretraživati bazu podataka Otlas.

Sve gore navedeno nije iscrpan popis službenih alata koje nudi Europska komisija. Svi se oni temelje na dobrovoljnoj registraciji njihovih korisnika.

Druga metoda za pronalazak pouzdanih partnera može biti uz pomoć dva alata EU koji su obvezni za njihove članove. Prvi je alat baza podataka database of EU funds beneficiaries (za subvencije i ugovore), a drugi je registar organizacija koje “zastupaju interese” na europskoj sceni. Ovaj drugi alat je obvezan za lobističke organizacije, ali je ujedno otvoren i najrazličitijim profitnim, neprofitnim i javnim organizacijama koje su aktivne na bilo kojem području EU interesa i nalaze se u bilo kojoj državi. Neke članice su i krovne organizacije poput European Association for the Education of Adults (Europske asocijacije za obrazovanje odraslih) koja predstavlja nacionalne asocijacije za obrazovanje odraslih u gotovo 50 država. Moguće je da ćete među njima pronaći svoje buduće partnere. Ukoliko ne uspijete odmah, putem ovih asocijacija možete doći do drugih organizacija.

2. Oslonite se na zaposlenike koji govore engleski jezik

Osim nekih vrlo specifičnih oblika suradnje kao što su regionalni prekogranični projektni rad, najčešći uobičajeni jezik komunikacije u internacionalnim i europskim partnerstvima je engleski jezik. Pored francuskog i njemačkog jezika, engleski je također i uobičajeni jezik komunikacije EU institucija, unatoč njihovoj zabrinutosti za višejezičnost.

Stoga, organizacije koje imaju strategiju internacionalizacije moraju trenirati svoje ključne zaposlenike da govore engleskim jezikom ili unaprijediti zaposlenike koje govore engleskim jezikom na ključne pozicije. Ukoliko obje ove mogućnosti iziskuju previše vremena ili novaca ili su prerizične, tada trebate potražiti nove zaposlenike koje već posjeduju ove vještine.
Partnerstva sa susjednim zemljama s kojima dijelite jezik također može biti opcija, ukoliko je rad na engleskom jeziku previše problematična. U procjeni razine jezičnih vještina Vaših zaposlenika mogu Vam pomoći europski standardi poput Europskog jezičnog referentnog okvira (Common European Framework of Reference for Languages (CEFR)) ili Jezične putovnice (Language Passport) koji su oba kompatibilni s Europass formatom životopisa (Europass CV). Osim toga, Test of English as a Foreign Language (TOEFL) i Test of English for International Communication (TOEIC) su testovi engleskog jezika najvišeg ugleda.

3. Iskoristite mogućnosti EU financiranja

Iskoristite mogućnosti EU financiranja za Vašu strategiju europeizacije ili internacionalizacije.

Europska komisija stavila je na raspolaganje proračun od otprilike 960 milijardi eura za razdoblje 2014.-2020. od kojih je gotovo 15 milijardi namijenjeno Erasmus+ programu. Ovaj program podupire projekte na području osnovnog, srednjeg, strukovnog i visokog obrazovanja te obrazovanja odraslih i mladih i procjenjuje na tisuće projektnih prijedloga svake godine od organizacija iz svih zemalja-članica. Najuvjerljiviji projektni prijedlozi dobivaju potpore u iznosu od ispod 5.000 eura pa sve do preko milijun eura. Budite jedan od njih! Za razdoblje 2014.-2020. EU ima namjeru poduprijeti 125.000 institucija putem “Strateških partnerstava” kako bi se omogućila mobilnost za 2 milijuna studenata u visokom obrazovanju te omogućilo učenje, podučavanje i trening u inozemstvu za 650.000 strukovnih đaka i 800.000 predavača, učitelja, nastavnika i drugih edukatora.

Potražite i vanjski savjet ukoliko želite da Vaš postupak prijave za EU subvenciju bude učinkovit. EU-Fundraising Association, krovna organizacija za europske profesionalce i organizacije specijalizirala se u ovom području i može Vam preporučiti konzultante i trenere.

4. Uspostavite odnose s donatorima

Europska unija je najočigledniji financijski podupiratelj europeizacije svojih članica. Organizacije svih vrsta, ne samo one koje ostvaruju ciljeve općih europskih interesa, mogu ostvariti pravo na financiranje svojih projekata ukoliko se oni tiču središnjih EU problema ili se obraćaju značajnoj ciljnoj skupini.

I drugi institucionalni donatori poput nacionalnih, regionalnih ili općinskih vlasti, međunarodnih organizacija, zaklada, investicijskih banaka i privatnih sponzora mogu također donirati financijske potpore, kredite ili donacije u naravi kako bi poduprli Vašu strategiju internacionalizacije ili europeizacije. Prepoznajte te skupine, pročitajte njihove izjave o misiji i upute za financijske potpore i posjetite njihove konferencije ili informativne susrete. Pratite njihove pozive za projektne prijedloge i sve druge objave na web-stranicama s ciljem pronalaska zajedničkog temelja na kojem će se susresti i vaši interesi.

5. Pripremite Vašu organizaciju na međunarodno računovodstvo

Ako Vaš financijski odjel još do sada nije radio s međunarodnim dobavljačima, klijentima ili donatorima, tada trebate uvesti mjere za razvoj njihovih sposobnosti i tako nadići nedostatak iskustva. Međunarodni odnosi uključuju dodatne i vrlo teške zahtjeve za financijski odjel, obuhvaćaju strano zakonodavstvo, poreze, valute i jezike, a da ne spominjemo specifična financijska pravila koje uvode međunarodni donatori koje smo spomenuli prije.Ne podcjenjujte vrijeme i stručnost potrebne Vašem računovodstvu (i knjigovodstvu) u međunarodnom kontekstu.

Vaš stalni računovođa ili revizor ili certificirani javni računovođa, ukoliko ste javna ustanova, može Vam dakako, pružiti i potporu u procesu europeizacije ili internacionalizacije. Uvjerite se da su i oni također upoznati s međunarodnom računovodstvenom praksom. Konzultirajte i dodatne specijalizirane nadzornike ukoliko je potrebno.

6. Unaprijedite vještine projektnog menadžmenta Vaše organizacije

Prema rezultatima istraživanja (sažetima ovdje), jedan od najvećih izazova u internacionalizaciji organizacije je nedostatak prikladne prakse projektnog menadžmenta. Stoga Vam savjetujemo unapređenje vještina na ovom području kao preduvjet za uspješnu europeizaciju ili internacionalizaciju.

Prvi korak k tome trebao bi biti razvoj i provedba uobičajenih alata projektnog menadžmenta u Vašoj organizaciji. Cilj je ohrabriti Vaše zaposlenike na korištenje uobičajenih radnih standarda čime bi se potaknula i kultura projektnog menadžmenta unutar organizacije.
Idući je korak uvođenje internacionalnih metoda i standarda za projektni menadžment poput ISO 10006 ili ISO 21500.

Zasigurno ćete trebati i neke treninge za Vaše zaposlenike. Iduća razina pojedinih ključnih zaposlenika može biti edukacija za certificirane projektne menadžere. Cyprus Project Management Society je nacionalna asocijacija na Cipru i dio International Project Management Association (IPMA), jedne od najuglednijih asocijacija projektnog menadžmenta u svijetu i oni Vam mogu pomoći da odabere najpogodnije metodologije ili certifikate.

7. Steknite naklonost onih koji su uključeni u Vašu organizaciju

O strategiji europeizacije ili internacionalizacije formalno odlučuje uprava, ali ju moraju provesti zaposlenici.

Samo promjena stajališta upravnog tijela neće biti dovoljna ako te promjene ne podupiru zaposlenici i to je klasičan problem s organizacijskim promjenama koje se ne odnose samo na strategije europeizacije. Razmislite samo o otporu koji bi se mogao javiti ukoliko tvrtka odluči nadograditi programe računala na novu generaciju operativnog sustava. Isti fenomen se može , a neizbježno i hoće promatrati ukoliko si ne uzmete dovoljno vremena za objašnjavanje temeljnih razloga za uvođenje strategije europeizacije ili internacionalizacije članovima Vašega tima.

Budite potpuno jasni i transparentni kada donesete odluku. Objasnite posljedice scenarija ne provođenja promjena i usporedite ih s očekivanim prednostima Vaše strategije. Jednom kada razvijete strategiju osnažite ju metodički i odmah. Prepoznajte nositelje promjena – posrednike u Vašoj organizaciji koji su stvarno uvjereni u Vaš pristup i kojima drugi zaposlenici vjeruju. Ukoliko je neophodno, potražite pomoć vanjskih savjetnika za organizacijski razvoj.

8. Dajte strategiji ljudskih resursa međunarodnu dimenziju

Ova web-stranica pokazuje da ljudski resursi mogu biti jedna od najvećih prepreka uspješnoj europeizaciji ili internacionalizaciji (ovdje i ovdje), no ukoliko se na to gleda pozitivno, ovo područje može postati ključni pokretač Vaše organizacije. Ljudski resursi su vjerojatno prvo područje koje ćete staviti na plan puta Vaše europeizacije ili internacionalizacije obzirom da su promjene na ovom području preduvjet za ostvarivanje ostatka Vaše strategije.

Prvi ključni ljudi koje morate uvjeriti su Vaši menadžeri ljudskih resursa i vanjski regruteri. Oni moraju biti informirani o Vašem novom pravcu djelovanja od samog početka kako bi mogli zaposliti prave osobe. Sve te vještine navedene gore morale bi se uzeti u obzir u novoj strategiji ljudskih resursa: znanje engleskog jezika, iskustva s donatorima (posebno unutar EU), vještine u projektnom menadžmentu, iskustvo u računovodstvu u međunarodnom kontekstu, vještine u menadžmentu organizacijskih promjena itd.

Osim toga, postojećim zaposlenicima bi trebalo osmisliti osobne planove razvoja koji bi obuhvatili treninge i usavršavanja kojima će oni unaprijediti sve vještine, a koje trenutačno nisu zastupljene u tvrtki, ali koje su neophodne za Vašu strategiju europeizacije ili internacionalizacije. Zaposlenici na koje se odnosi nova strategija se često odupiru promjenama iz jednostavnog razvoja što im nedostaju vještine za obavljanje njihovih novih zadataka. Taj rizik možete ublažiti upravo snažnim planovima osobnog razvoja.

9. Uspostavite odgovarajuće međunarodne kanale komunikacije

Komunikacija je uvijek nerazdvojna od organizacije na bilo kojoj razini. Iako komunikacija često može biti nepouzdana u prvih nekoliko godina postojanja organizacije, ona će se strukturirati kako organizacija bude rasla. Porast ili smanjenje količine informacija će se urediti i zaposlenici će početi prihvaćati komunikacijske kanale kada budete dosegli točku učinkovitosti.

Internacionalizacija ili europeizacija Vaše tvrtke će vrlo vjerojatno poremetiti tu ravnotežu i zahtijevat će prilagodbe u sustavu. Započnite s istraživanjem profila i potreba Vaših novih dionika, npr. nedavno regrutiranih zaposlenika, međunarodnih partnera, klijenata, dobavljača i sponzora. Potom razmislite o Vašem postojećem komunikacijskom sustavu: što je njima prihvatljivo i što se mora prilagođavati?

Vaš najveći izazov biti će uspostava i održavanje spontane komunikacije između svih čimbenika i to bez obzira na udaljenost i i vjerojatne jezične barijere. Svim tim se može upravljati dobro odabranim digitalnim komunikacijskim alatima kao što su npr. online radna mjesta, dijeljeni serveri, udaljene radne površine, konferencijski pozivi itd. Nadalje, ovi alati mogu podupirati i tzv. family friendly poslove u Vašoj organizaciji (čime će se povećati motivacija zaposlenika kojima je to važno).

Dok razvijate ove nove komunikacijske strategije ne zaboravite u obzir uzeti i daljnje važne informacijske i komunikacijske aspekte koji se odnose na računalnu infrastrukturu, dokumentaciju i arhiviranje, sigurnost informacija, menadžment znanja itd.

10. Ohrabrite inovacije u Vašoj organizaciji

Svi izazovi koji proizlaze iz strategije europeizacije ili internacionalizacije (sažeto ovdje) mogu se nadvladati puno jednostavnije ukoliko imate inovativan tim.

Stoga uspostavite kulturu učenja i razvoja unutar Vaše organizacije. Potaknite kreativnost. Stvorite povjerenje i uspostavite interne procese kako biste kanalizirali inovacije kojima ćete potom moći aktivno i upravljati. Poduprite vrijednosti kontinuiranog unapređenja i naučenih lekcija.

Procijenite Vašu inovacijsku strategiju nakon godine dana: koliko je bila uspješna ova metoda? Kojim konkretnim rezultatima možete to poduprijeti? Postoji li i dalje neostvareni potencijal za inovacije? Jesu li svi zaposlenici uključeni u ovaj proces? Jesu li zadovoljni ovakvim pristupom? Je li Vaša organizacija tijekom vremena unaprijedila svoje djelovanje?

Ovih deset savjeta napisano je na temelju stručnosti organizacija unutar projektnog konzorcija “Europeizacija”. Molimo Vas, kontaktirajte ih ovdje ukoliko trebate daljnje savjete.