Tippek

Európanizáció

Szervezet sikeres nemzetköziesedéséhez

A szervezet Európanizációjának vagy nemzetköziesedésének megfelelő menedzsmentje komplex feladat. Ez a folyamat számos előnyt eredményezhet, ugyanakkor kihívásokkal is jár (5 előnyt és 5 kihívást fogunk az alábbiakban összegezni). Bátran tanuljon mások tapasztalataiból: inspirálódjon a sikertörténeteket olvasva és kerülje el a mások által elkövetett hibákat. Gondolja át, melyek a nemzetközi szinten sikeres szervezetek, amelyek elláthatják Önt konkrét tippekkel az ezen az oldalon találhatók tippek kiegészítéseként.

A lent található 10 tipp az “Európanizáció” projekt partnerszervezeteinek szakértelmére és tapasztalataira, valamint az oktatási szervezetek nemzetköziesedésére vonatkozó felmérésre épül. A felmérést 2015 májusa és júliusa között folytattuk le, amelyben 520-an vettek részt több mint 30 országból, beleértve az EU összes tagállamát. Az online felmérés teljes és rövidített statisztikai elemzéseit itt olvashatják.

Top 10 tipp

1. Találjon megbízható nemzetközi partnereket a legszűkebb ismeretségi körön belül

Nehéz feladat csak úgy, ismeretlenül kapcsolatba kerülni egy addig számunkra ismeretlen szervezettel a jövőbeni együttműködés érdekében.

A legjobb, ha a közvetlen együttműködő partnereink körében nézünk szét első körben: vegyük figyelembe, hogy a dolgozók közül ki rendelkezik személyes külföldi kapcsolatokkal és hallgassuk meg véleményüket, hogy kit javasolnának jövőbeni partnereknek. Következő lépésként kérdezzük meg a jelenlegi nemzeti vagy helyi partnereinket, van-e olyan külföldi partnerük, akit jó szívvel ajánlanának partnerként. Amennyiben voltak régebbi partnerségek, úgy tegyük azokat ismét élővé. Általánosságban elmondható, hogy ez a módszer jól alkalmazható megbízható partnerek felkutatására.

Amennyiben mégis az első és második ismeretségi körön túl kéne partner keresni, a szakmai hálózatok, mint például a LinkedIn kiválóan alkalmasak erre a célra. Azt javasoljuk, hogy böngésszék át a felhasználók által létrehozott és kezelt témacsoportokat. Az EU Projects Partner Search csoport például már önmagában több, mint 32 000 tagot számlál. Az “Európanizáció”, azaz Europeanisation projektünkre létrehozott csoport már a létrehozásának hetében elérte a 800-as taglétszámot.

Ezzel párhuzamosan az Európai Unió számos adatbázist üzemeltet a potenciális partnerek felkutatására. Mivel az ilyen adatbázisok száma rendkívül jelentős, így stratégiai és módszertani megközelítést javasolunk.

Az első adatbázis az Enterprise Europe Network, amely egy 600 kereskedelmi és iparkamara, technológia központ, egyetem és fejlesztési ügynökség által befogadott irodája az Európai Bizottságnak, amelynek a célja a KKV-k segítése annak érdekében, hogy minél többet hozzanak ki az üzleti lehetőségekből EU-n belül és kívül. Mivel a hálózat lefedi az összes EU tagállamot, és még további 40 nem-EU országban is jelen van, első lépésként keresse fel az Önhöz legközelebbi irodát. Miután ez megtörtént, vázolja fel az ott dolgozóknak a szervezet Európanizációs/nemzetköziesedési elképzeléseit, amely alapján elláthatják Önt a megfelelő tanácsokkal.
Az ezzel ellentétes megközelítés is jól működhet, amennyiben kifejezetten egy adott országbeli partnert keres. Ha Ön például egy német felnőttképzéssel foglalkozó vállalkozás, és magyar partnereket keres, forduljon a magyar EEN hálózathoz, (mint amilyen a CSMKIK Szegeden) akik majd megkeresik az Ön profiljához leginkább megfelelő magyar partnereket.

Alternatív módon megismerkedhet a SME internationalisation portal –lal (KKV nemzetköziesedési portál). A felnőttképzéssel foglalkozók szintén használhatják a partnerkereső modulját az következő platformnak Electronic Platform for Adult Learning in Europe. A kutatás fejlesztés területén dolgozók pedig a Community Research and Development Information Service honlap keresőjét használhatják. Az ifjúsági ágazaton belül dolgozók az Otlas adatbázist használhatják.

A fentiek nem teljes körű listája az Európai Bizottság által kínált eszközöknek. Mindegyikük a felhasználó önkéntes regisztrációja által elérhető.

A megbízható partnerek felkutatásának másik módja az EU két átláthatósági eszközének használata, amely az EU tagok számára kötelezően használandó. Az egyik az EU támogatások kedvezményezettei (támogatások és szerződések adatbázisa), a másik pedig az európai érdekeket képviselő szervezetek jegyzéke. Az utóbbi eszköz használata kötelező a lobbi szervezetek részére, de természetesen más, bármely országból származó profit, non-profit és állami szervezet számára is elérhető, amennyiben azok európai érdekeket képviselnek. A tagok egy része ernyőszervezet, mint például Felnőttképzés Európai Egyesülete, amely szinte 50 ország felnőttképző nemzeti egyesületeit fogja össze. Lehet, hogy ezek egyike less az Ön következő partnere. Ha mégsem, ezek a szervezetek kiválóan betöltik a közvetítő szerepet is, és ezáltal további szervezeteket lehet elérni.

2. Hagyatkozzon az angolul beszélő kollégákr

Az együttműködések bizonyos igen specifikus formáitól eltekintve, mint például amilyenek a regionális határon átnyúló projektek, az európai partnerségeken belül leginkább elterjedt munkanyelv az angol. A francia és német nyelvek mellett az angol a munkanyelv számos EU intézményben, attól függetlenül, hogy a többnyelvűséget kiemelten kezelik.

Éppen ezért a nemzetköziesedési stratégiával rendelkező szervezetek számára fontos, hogy a dolgozók angol nyelvtudását növeljék, illetve az angolul jól beszélőket előléptessék a kulcspozíciókba. Amennyiben ez a két alternatíva túl hosszadalmas, túl költséges vagy túl kockázatos lenne, akkor érdemes új embert alkalmazni, aki már a kezdetektől rendelkezik ezekkel a készségekkel.
Amennyiben az angol nyelv probléma, megoldást jelenthet az ugyanazt a nyelvet beszélő szomszédos országokkal való együttműködés kialakítása. A dolgozók angol nyelvtudásának felméréséhez használja az európai vonatkozó stanadard eszközöket, mint amilyen a Common European Framework of Reference for Languages vagy a Language Passport, amelyek mind kompatilibilesek a Europass CV –vel. Emellett a “Test of English as a Foreign Language” (TOEFL) és a “Test of English for International Communication” (TOEIC) a két legelismertebb angol nyelvi teszt.

3. Aknázza ki az EU támogatások által nyújtotta lehetőségeket

Aknázza ki az EU támogatások által nyújtotta lehetőségeket az Európanizációs vagy nemzetköziesedési stratégia megvalósítására.

A 2014-2020 időszakra az Európai Bizottság15 milliárt eurót fordít az Erasmus+ programra. Ez a program a szakképzési, általános-, középfokú-, felső-, és felnőttoktatási projektek támogatására hivatott, melyre több ezer szervezet nyújt be pályázatot éves szinten minden tagállamból. A legjobb pályázatok 5000 – 1 millió euro közötti támogatásban részesülnek. Legyen a támogatott szervezetek egyike! Az EU ambiciózus célkitűzése, hogy stratégiai partnerségeken (KA2) belül 125 000 szervezetet kíván támogatni 2014 és 2020 között, több, mint 2 000 000 tanuló mobilitását kívánja biztosítani a felsőoktatásban, illetve 650 000 szakképzésben résztvevő diák és 800 000 tanár, képző és oktatásban résztvevő személy részére kívánja biztosítani a külföldön történő tanulás és tanítás lehetőségét.

Vonjon be külső segítséget az EU támogatások elnyeréséhez, hogy a pályázási folyamatot még sikeresebbé tegye. Az EU-Fundraising Association, a terület szakembereinek és szervezeteinek ernyőszervezete, javasolni tud a célnak leginkább megfelelő képzőket és tanácsadókat.

4. Kapcsolat a finanszírozó szervekkel

Az Európai Unió egyértelműen az egyik legnagyobb támogatója a tagok Európanizációjának. Nemcsak azok a szervezetek, akik általános európai érdekeket képviselnek célkitűzéseikben, hanem bármely más szervezet is támogatásban részesülhet, amennyiben projektjeik központi EUs kérdéskört érintenek, illetve ha vonatkozó célcsoportokat szólítják meg.

A szervezet nemzetköziesedési vagy Európanizációs stratégiájának támogathatják más finanszírozó szervek is, mint például a nemzeti, regionális, helyi hatóságok, nemzetközi szervezetek, alapítványok, befektetési bankok és magán szponzorok. Ez történhet támogatás, hitel, és természetbeni hozzájárulás formájában. Azonosítsa be ezeket a csoportokat, olvassa el a küldetési nyilatkozataikat és támogatási irányelveiket, majd vegyen részt a konferenciáikon és információs rendezvényeiken. Kövesse nyomon honlapjukon közzétett pályázati kiírásokat és más felhívásokat. A cél az érintkezési pontok megtalálása, ahol mindkét szervezet érdekei érvényesülnek.

5. Szervezete legyen felkészülve a nemzetközi könyvelésre

Amennyiben pénzügyi részlege még nem dolgozott külföldi beszállítókkal, ügyfelekkel, vagy támogatókkal, intézkedéseket kell hozni annak érdekében, hogy fejlessze az ez irányú szaktudást és orvosolja ezt a tapasztalatban meglévő hiányosságot. A külkapcsolatok révén plusz teher nehezedik majd a pénzügyi részleg vállára, amely a külföldi jogszabályok, adózás, valuták és nyelvek ismeretéből adódik, nem is beszélve a nemzetközi támogató szervek által felállított különleges pénzügyi szabályokról. Ne becsülje alá a nemzetközi számvitelhez és könyveléshez szükséges időt és szakértelmet.

A külső okleveles könyvvizsgáló vagy kontroller természetesen nyújthat némi segítséget az Európanizációs vagy nemzetköziesedési folyamat támogatásában. Győződjön meg róla, hogy ők is rendelkeznek nemzetközi könyvelési gyakorlattal. Szükség esetén konzultáljon más tanácsadóval is a területen belül.

6. Fejlessze a szervezeten belüli projekt menedzsment készségeket

A felmérés eredményei (összefoglalva itt) azt mutatják, hogy a nemzetköziesedés kapcsán az egyik legnagyobb kihívás a megfelelő projekt menedzsment gyakorlat hiánya. Ezért azt javasoljuk, hogy fejlesszék projekt menedzsment készségeket szervezeten belül, hiszen ez a sikeres Európanizáció vagy nemzetköziesedés előfeltétele.

Az első lépés ennek érdekében ki kell dolgozni a közösen alkalmazott projekt menedzsment eszközöket és biztosítani kell azok szervezeten belüli áramlását. A cél, hogy a dolgozókat bátorítsuk a közös normák használatára, és ezáltal kezdeményezzük a projekt menedzsment kultúra kialakítását szervezeten belül.
A következő lépés a nemzetközi projekt menedzsment standardok bevezetése, mint például az ISO 10006 vagy ISO 21500.

Ezen kívül a dolgozók képzését is biztosítani kell. A kulcspozíciót betöltő dolgozók közül kiválaszthatunk pár embert, akikből következő lépésként okleveles projekt menedzser válhat a kellő képzést követően. Az IPMA (International Project Management Association) egyike a világ legelismertebb projekt menedzsment egyesületének, melynek ciprusi nemzeti egyesülete, a Cyprus Project Management Society is segíthet megtalálni a szervezet számára legmegfelelőbb módszert vagy tanúsítási folyamatot.

7. Nyerje el a szervezetben dolgozók elfogadását

Az Európanizációs vagy nemzetköziesedési stratégiáról hivatalosan a vezetőség dönt, de annak megvalósítása a dolgozók által történik.

A felsővezetők álláspontjának megváltoztatása önmagában nem lesz elegendő, ha a dolgozók nem támogatják a változási folyamatot. Ez a szervezeten belüli változások klasszikus problémája, és természetesen nem csak az Európanizációs stratágiákra vonatkozik. Gondoljunk csak arra az ellenállásra, amit akkor tapasztalunk, ha úgy döntünk, az összes számítógépen lecseréljük az addigi operációs rendszert egy újabb verzióra. Ugyanez a helyzet áll majd elő, amennyiben nem vesszük a fáradtságot, hogy elmagyarázzuk szervezeten belül az Európanizációs vagy nemzetköziesedési stratégia szükségességét.

Legyen rendkívül egyértelmű és transzparens a döntés meghozatalánál. Magyarázza el, milyen forgatókönyv várható, amennyiben nem következik be a szemléletváltás, és hasonlítsa azt össze a stratégia nyújtotta előnyökkel. Amint a stratégia kidolgozásra kerül, azonnal és módszeresen kezdje meg annak gyakorlati alkalmazását. Azonosítsa be a “változás aktív előmozdítóit”: a szervezeten belüli közvetítőket, akiket valóban meggyőzött a szemléletváltás, és akikben a többi dolgozó megbízik. Amennyiben szükséges, kérje külső szervezetfejlesztési tanácsadó segítségét.

8. Humán erőforrás stratégiáját egészítse ki nemzetközi dimenzióval

Ez a weboldal azt mutatja, hogy a sikeres nemzetköziesedés vagy Európanizáció egyik legnagyobb kihívása a human erőforrás (itt), ám ha pozitívan állunk hozzá, ez lehet szervezetünk egyik fő előremozdítója. A humán erőforrás feltehetően az a terület, amellyel az Európanizációs vagy nemzetköziesedés kapcsán legelőször foglalkoznunk kell, hiszen az itt bekövetkező változások az előfeltételei a stratégia további megvalósulásának.

Az első körös kulcsszereplők a HR menedzserek, valamint a külső toborzók. Őket a kezdetektől fogva be kell avatni az új helyzetbe, hogy annak megfelelően alkalmazzák a megfelelő embereket. Az új HR stratégiának tartalmaznia kell az összes készséget: angol nyelvtudás, támogató szervekkel történő együttműködés (kifejezetten EU-n belül), projekt menedzsment készség, nemzetközi könyvelés, szervezeti változásmenedzsment készségek stb.

Ezzel párhuzamosan a meglévő dolgozók számára személyes fejlesztési tervet kell készíteni. A terveknek tartalmazniuk kell azokat a képzési intézkedéseket is, amelyek jelenleg hiányoznak a szervezetből, de elengedhetetlenek a szervezet Európanizációs vagy nemzteköziesedési stratégiája szempontjából. Az új stratégia által érintett dolgozók általában ellenállóak a változással szemben, azon egyszerű okból kifolyólag, hogy nem rendelkeznek az új helyzet által megkívánt készségekkel. Ez a kockázat erős személyes fejlesztési tervekkel csökkenthető.

9. Hozzon létre megfelelő nemzetközi kommunikációs csatornákat

A kommunikáció szervesen kapcsolódik a szervezet minden szintjéhez. Bár a kommunikáció a szervezet első pár évében megbízhatatlan lehet, a szervezet növekedésével egy időben a kommunikáció is egyre jobban strukturáltabbá válik. A növekvő vagy csökkenő információcsere egyre strukturáltabbá válik, és a kommunikációs csatornákat pedig a dolgozók elfogadják, és egyre inkább használják, amíg a kommunikáció egész hatékonnyá nem válik.

A szervezet nemzetköziesedése vagy Európanizáció egészen biztosan megzavarja majd ezt az egyensúlyi állapotot, és szükségessé válik majd a rendszer adaptálása. Kezdje az érdekeltek profiljának és szükségleteinek vizsgálatával pl. újonnan alkalmazott dolgozók, nemzetközi partnerek, ügyfelek, beszállítók, szponzorok. Következő lépésként vizsgálja meg a kommunikációs rendszert: mi az, ami megfelelő, és min kell változtatni?

A legnagyobb kihívás a spontán kommunikáció fenntartása az érintettek körében a távolság és a nyelvi akadályoktól függetlenül. Erre például megoldást jelenthet a jól megválogatott digitális kommunikációs eszközök használata, mint pl. online munkaterek, megosztott szerverek, konferencia beszélgetések, távmunka stb. Sőt, ezekkel az eszközökkel a családközpontú szemléletmód is előtérbe kerül a szervezeten belül, ezáltal növelve az érintettek motivációját.

Az új kommunikációs stratégiák kidolgozásánál tartsa szem előtt a többi fontos kommunikációs aspektust, beleértve az IT infrastruktúrát, a dokumentumkezelést, archiválást, adatbiztonságot, tudásmenedzsmentet stb.

10. Támogassa a szervezeten belüli innovációt

A nemzetköziesedési, illetve Európanizációs stratégiához kapcsolódó összes kihívással (itt összegezve) sokkal könnyebben meg lehet birkózni, ha a csapat innovatív.

Ezért fontos szervezeten belül egy tanulási és fejlődési kultúrát kialakítani. Ösztönözzük a kreativitást. Teremtsen bizalmat, és hozzon létre egy belső folyamatot az innováció becsatornázására, amit a későbbiekben aktív módon tud majd kezelni. Támogassa a folyamatos fejlődést és a tapasztalatokon alapuló tanulást.

Értékelje újra az innovációs stratégiát egy év elteltével: mennyire jól működött ez a módszer? Milyen konkrét eredményeket tudunk felmutatni? Van-e még kihasználatlan innovációs potenciál? Minden dolgozót bevontunk a folyamatba? A dolgozók elégedettek a megközelítéssel? Az idő előrehaladtával javult a szervezet teljesítménye?

A fenti tíz tippet az Európanizáció projektkonzorciumban résztvevő szervezetek szakértelmére alapoztuk. További tanácsért lépjen velük kapcsolatba itt.