Chancen

Auf nach Europa

Internationalisierung von Organisationen

Chancen und Herausforderungen

Zwischen Mai und Juli 2015 nahmen 520 Vertreter von Bildungsinstitutionen aus mehr als 30 Ländern, darunter alle EU-Mitgliedstaaten, an einer Online-Umfrage zum Thema Internationalisierung bzw. Europäisierung ihrer Organisation teil. Der Schwerpunkt lag auf den Chancen und Herausforderungen, die Europäisierungs- bzw. Internationalisierungsprozesse mit sich bringen. Die Ergebnisse dieser Online-Umfrage stehen Ihnen in Form eines statistischen Gesamtberichts zur Verfügung. Die fünf wichtigsten Chancen und die fünf größten Herausforderungen, die sich aus der Umfrage ergeben haben, werden im Folgenden dargestellt:

Die 5 wichtigsten Chancen

Welche Möglichkeiten bieten sich international tätigen Organisationen?

1. Die Umfrageergebnisse bestätigen eindeutig, dass Europäisierungsprozesse in Organisationen zur Entwicklung neuer Kompetenzen führen.

Dies gilt sowohl für das Personal von Bildungsorganisationen als auch für die in diesen Organisationen Lernenden. Generell erweitern Europäisierungsaktivitäten den Wissenshorizont der beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Kompetenzen werden sowohl durch formale Bildungsmaßnahmen wie Workshops oder Seminare, Praktika oder auch „job shadowing“ weiter entwickelt, als auch durch informelle Lernsituationen wie die Mitarbeit in Projektkonsortien, die Teilnahme an Konferenzen bzw. Veranstaltungen oder durch grenzüberschreitende Reisen. Auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht direkt an den transnationalen Aktivitäten beteiligt sind, profitieren bis zu einem gewissen Grad vom Engagement ihrer Kolleginnen und Kollegen. Insgesamt ist ein positiver Effekt für die gesamte Organisation feststellbar. Die Möglichkeit, Erfahrungen im Ausland zu sammeln, steigert darüber hinaus die Motivation des Personals einer Organisation. In diesem Zusammenhang ist es erfreulich, dass die EU aktuell deutlich mehr Möglichkeiten zum internationalen Austausch als früher bietet. Interessierte Lernende, wie zum Beispiel Auszubildende in KMU, sollten diese Gelegenheit nutzen, um ihre Persönlichkeit und ihre Kompetenzen (z. B. Sprachkenntnisse) weiter zu entwickeln und damit gleichzeitig ihre Chancen und Möglichkeiten auf dem Arbeitsmarkt zu erhöhen.

2. Organisationen erhalten über ihre internationalen Networking-Aktivitäten Zugang zu neuem Wissen.

Die europäische Zusammenarbeit gibt Organisationen – insbesondere Bildungsorganisationen – die Möglichkeit, von anderen Organisationen im Ausland zu lernen, ihre Leistungen europaweit zu vergleichen, Ideen auszutauschen und damit ihre Innovationsfähigkeit zu steigern. In der Regel entwickeln sich Organisationen dadurch schneller und werden wettbewerbsfähiger. Sie verbessern sich kontinuierlich und entscheiden sich bewusst, sich mit den besten Organisationen in ihrem Segment zu messen, um selbst eine führende Rolle einzunehmen.

3. Eine Europäisierung bietet Organisationen Zugang zu neuen Finanzierungsquellen.

Der Bildungssektor hängt in den meisten Ländern im Wesentlichen von regionalen bzw. nationalen Finanzmitteln ab. Aufgrund ihrer internationalen Aktivitäten können Organisationen zunehmend supranationale oder länderübergreifende Finanzierungsquellen nutzen, zum Beispiel die Förderprogramme der EU, um ihre internationalen Partnerschaften oder die Entwicklung neuer Produkte oder Dienstleistungen anteilig zu finanzieren. Die Nutzung dieser zusätzlichen Finanzierungsformen minimiert ihre finanziellen Risiken. Fördermittel sollten jedoch nie als Ziel an sich gesehen werden, sondern immer nur als Mittel zum Zweck. Die Europäisierung einer Organisation stellt zunächst immer eine Investition dar, externe Finanzquellen können aber wesentlich dazu beitragen, die eigenen Investitionskosten zu verringern.

4. Zwei Drittel der Befragten sagen aus, dass internationale Aktivitäten einen positiven Effekt auf das Renommee einer Organisation haben.

Und dies in zweierlei Hinsicht: Transnationale Aktivitäten steigern in der Regel das Ansehen der Organisation bei wichtigen Stakeholdern wie Kunden, Lieferanten, Partnern oder Förderern. Diese begegnen der Organisation mit mehr Wertschätzung und größerem Vertrauen in Bezug auf Qualität und Verlässlichkeit. Darüber hinaus kann eine Europäisierung die Loyalität des Personals erhöhen und die Organisation als Arbeitgeber deutlich attraktiver machen. Wenn eine Organisation die Europäisierung ihrer Produkte oder Dienstleistungen als ein zentrales Ziel definiert, dann erhöht dies in der Regel die Motivation vieler Beteiligter.

5. Europäisierungs- oder Internationalisierungsstrategien ermöglichen den Zugang zu neuen Märkten bzw. die Entwicklung von neuen Produkten und Dienstleistungen für diese Märkte.

Dies betrifft den Bildungsbereich ebenso sehr wie jeden anderen wettbewerbsintensiven Wirtschaftsbereich. Da die Nachfrage nach Produkten und Dienstleistungen zunehmend international geworden ist, sollte die Anbieterseite diesem Trend folgen. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, dass neue Wettbewerber, insbesondere innovative Start-ups, einen internationalen Marktauftritt meist von Beginn an als ihr erklärtes Ziel definieren. In dieser Wettbewerbssituation stellt die Internationalisierung der Angebotspalette kombiniert mit der Digitalisierung für alteingesessene Organisationen eine Möglichkeit dar, ihren bisherigen Erfolg auch für die Zukunft zu sichern.

Die 5 größten Herausforderungen

Mit welchen Hindernissen werden international tätige Organisationen konfrontiert?

1. Die 520 Teilnehmenden der Online-Umfrage bewerten die Suche nach zuverlässigen Partnern für internationale Zusammenarbeit als die größte Herausforderung.

Organisationen ohne internationale Arbeitserfahrungen haben es besonders schwer, zuverlässige Partner zu finden, denn sie können auf ihrer Suche keine internationalen Erfahrungen vorweisen und sind deshalb für Akteure im europäischen Arbeitsumfeld häufig nicht attraktiv. Aber auch erfahrene Organisationen stellen immer wieder fest, dass Zuverlässigkeit in europäischen Projektkonsortien eine schwer zu kalkulierende Größe ist. Aus diesem Grund sind sie mit Kenntnissen zu Krisen- und Risikomanagement gut auf europäische Arbeit vorbereitet. Lassen Sie sich von diesen Herausforderungen nicht abhalten, Ihre Europäisierungsstrategie umzusetzen. Wählen Sie Ihre Partner sorgfältig aus! Tipps zur Partnersuche finden Sie hier. In der Regel entwickeln sich persönliche fachspezifische europäische Netzwerke schnell, wenn erst einmal der Anfang gemacht ist.

2. Internationale Arbeit findet häufig in Form von Projekten statt. Aus diesem Grund stehen Organisationen im Zuge ihrer Europäisierung bzw. Internationalisierung vor der Herausforderung, ein adäquates Projektmanagement mit entsprechenden Instrumenten zu etablieren oder bereits angewendete Projektmanagementinstrumente an den Bedarf ihrer internationalen Arbeit anzupassen.

Im besten Fall differenzieren Sie in Ihrer Organisation nicht zwischen nationalen und internationalen Projekten, sondern führen eine allgemeingültige Methode als Standard zur Umsetzung aller Projekte ein. Methode und Instrumente passen Sie dem Projektbedarf an. Achten Sie darauf, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Organisation mit diesem Projektmanagementstandard vertraut sind und seine Methode und Instrumente anwenden. Für manche Organisationen ist der Schritt in die internationale Arbeit aufwendiger als für andere, da sie nie projektorientiert gearbeitet haben – viele Bildungseinrichtungen bieten zum Beispiel ihr Angebot vollständig im Rahmen ihres Regelbetriebs an. Im Rahmen der internationalen Arbeit werden Sie nach und nach Ihre Projektmanagementpraxis professionalisieren, insbesondere wenn Sie sich entscheiden, komplexere internationale Projekte durchzuführen. Führen Sie zunehmend Projekte durch, dann ist es sinnvoll, über ein Projektmanagement Office (PMO) nachzudenken. Ein PMO sorgt zum Beispiel mit Vorlagen für die einheitliche Umsetzung aller organisationsinternen Projekte und unterstützt damit administrativ die effiziente und professionelle Projektarbeit.

3. Ein Europäisierungs- oder Internationalisierungsprozess muss auf der Basis einer klaren strategischen Entscheidung erfolgen und die spezifische Organisationskultur sowie organisationsinternen Werte und Überzeugungen berücksichtigen.

Vor einer strategischen Entscheidung für internationale Arbeit müssen Chancen und Möglichkeiten sowie Herausforderungen und Risiken für die Organisation systematisch analysiert werden. Die erstmalige Entscheidung für internationale Arbeit bedeutet wesentliche Veränderungen innerhalb einer Organisation. Diese Veränderungen betreffen viele Bereiche. Ist die strategische Entscheidung einmal getroffen und basiert sie auf einer guten argumentativen Grundlage, wird sie zu einer wesentlichen Richtlinie für alle folgenden internationalen Aktivitäten. Ein wichtiger Schritt ist in der Regel getan, wenn sich die Leitungsebene einer Organisation von zufallsorientierten Internationalisierungsaktivitäten verabschiedet. Häufig wird jegliche Gelegenheit, international zu arbeiten, ergriffen, ohne sie mit Blick auf die strategischen Organisationsziele angemessen zu prüfen. Ein weiterer wichtiger Schritt ist vollzogen, wenn auch das Personal die neuen transnationalen Ziele der Organisation unterstützt und die neue internationale Vision des Managements teilt. Diese Akzeptanz im gesamten Team zu erreichen, nimmt in der Regel Zeit in Anspruch. Es kann Jahre dauern, bis internationale Ziele zum völligen Selbstverständnis einer Organisation gehören. Es ist zum Beispiel alles andere als leicht, eine Fremdsprache wie Englisch als eine weitere Arbeitssprache in einer Organisation zu etablieren.

4. Sich international aufzustellen ist eine Chance, aber auch ein Risiko. Nur wer über ein gutes Finanzmanagement und solide finanzielle Grundlagen verfügt, wird die mit einer Europäisierung verbundenen Herausforderungen gut meistern.

Wie bereits erwähnt, stellt ein Europäisierungsprozess vorerst eine Investition dar. Es dauert in der Regel einige Zeit, bis sich diese Investition amortisiert hat, insbesondere wenn eine Organisation ganz am Anfang dieses Prozesses steht. So haben Organisationen u. a. im Personalbereich intensive Ausgaben, zum Beispiel für Weiterbildungen oder Neueinstellungen. Es sollte auch beachtet werden, dass nicht jede internationale Zusammenarbeit bzw. jedes Projekt erfolgreich verläuft. Als erstes muss sich das im Finanzbereich tätige Personal mit den spezifischen Anforderungen vertraut machen, die sich durch den internationalen Geschäftsverkehr ergeben. Des Weiteren kommt es auf eine gute interne Zusammenarbeit zwischen der Leitungsebene und dem Finanzteam an, um die finanziellen Auswirkungen von internationalen Aktivitäten vorausschauend planen zu können.

5. Passendes Personal ist sicherlich ein Schlüssel für den Erfolg der internationalen Arbeit.

Kompetente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzustellen und das vorhandene Personal richtig zu managen, sind zentrale Herausforderungen in einem Europäisierungsprozess. Sprachkenntnisse sind eine der wichtigsten Voraussetzungen für den internationalen Erfolg, häufig insbesondere Kenntnisse der englischen Sprache. Denn man muss mit der Fremdsprache in der Lage sein, sie in komplexen Zusammenhängen inklusive dem entsprechenden Fachvokabular einzusetzen, darin Vorträge zu halten oder auch Krisen und Risiken zu managen. Die nicht korrekte Nutzung zum Beispiel von Fachvokabular, sowohl schriftlich als auch mündlich, kann ungewollt dazu führen, dass die Organisation nicht ernst genommen wird. Das hat wiederum Auswirkungen auf das Ansehen der Organisation.

Zusammenfassung

Es ist wichtig, dass sich die Leitungsebene einer Organisation der Herausforderungen und Chancen einer Europäisierung bzw. Internationalisierung bewusst ist. Wenn eine Pro- und Kontra-Analyse im Ergebnis für den Weg nach Europa spricht, dann sollte eine Entscheidung zur Umsetzung dieses Weges mit klar definierten Schritten getroffen werden. Ein erster Schritt auf dem Weg der Europäisierung kann die Überprüfung und ggf. Anpassung der Vision, Mission und generellen Organisationsstrategie sein. Darüber hinaus ist es empfehlenswert, den organisationsinternen Entwicklungsprozess in den Bereichen zu beginnen, die bereits eine gute Basis für die neue internationale Agenda der Organisation haben. Im Folgenden analysieren Sie Schritt für Schritt die einzelnen Organisationsbereiche und planen entsprechende Aktivitäten. Ähnlich argumentiert eine Vertreterin der deutschen Nationalagentur beim Bundesinstitut für Berufsbildung: „Internationalisierung kann […] an unterschiedlichen Stellen ansetzen. […] Nicht immer ist es sinnvoll, alle Aspekte gleichzeitig anzupacken“. Wir haben für Sie 10 praxisnahe Tipps zusammengestellt, die Sie bei Ihrem Europäisierungs- bzw. Internationalisierungsprozess unterstützen.